Dia 30 de junho acaba o prazo para que empresas de lucro presumido passem a fazer comunicação de dados à Receita Federal por meio da certificação digital. A recomendação dos consultores é a de que as empresas se apressem, evitando problemas e o pagamento de multas de até R$ 500.
Confira as respostas às dúvidas mais comuns dos empresários sobre Certificação Digital.
O que é a certificação digital?
Na prática, a certificação digital equivale a uma carteira de identidade virtual, ao permitir que seja corretamente identificada, no meio eletrônico, a pessoa por trás do envio da respectiva documentação ou mensagem.
Juridicamente, qual a validade da certificação digital?
Um documento assinado digitalmente tem a mesma validade jurídica do equivalente em papel assinado de próprio punho.
No caso de uma empresa com sócios, como se dá o uso do certificado?
A versão virtual espelha as regras válidas para os documentos em papel. Se o contrato social determina a necessidade da assinatura de todos os sócios para determinada ação, como por exemplo a solicitação de um empréstimo bancário, o mesmo número de assinaturas digitais será exigido. No caso das comunicações à Receita, nada muda. Quem assina continua sendo o representante legal da empresa.
Quais as entidades autorizadas a fornecer certificação digital?
São aquelas credenciadas pela ICP-Brasil (Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira). A relação das empresas credenciadas pode ser obtida no site da Receita Federal.
Como obter?
O primeiro passo é efetuar a solicitação diretamente no site da certificadora escolhida e agendar a data da validação presencial em um dos pontos de atendimento.
É possível enviar um procurador ou representante para a validação presencial?
Não. Para se evitar fraude, a validação presencial tem de ser feita pessoalmente pelo solicitante.
Quais os documentos necessários?
- Prova de inscrição do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas);
- Tratando-se sociedades comerciais ou civis: Ato Constitutivo, Estatuto ou Contrato Social em vigor, devidamente registrado. Tratando-se de empresa individual: Requerimento de Empresário com a chancela da Junta Comercial do Estado deferindo o registro.
- Documento de Identidade
- CPF (Cadastro de pessoa física)
- Comprovante de endereço
Quanto tempo demora para o certificado efetivamente funcionar?
É automático. Praticamente, ao se deixar o ponto de atendimento após a validação presencial, o cartão ou token já estará ativo e pronto para uso.
Quais tipos de certificados existem?
Existem diferentes tipos de certificados, para os mais variados usos, como os associados à emissão de Nota Fiscal Eletrônica, SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) contábil, entre outros. No caso das comunicações com a Receita é necessário apenas o e-CNPJ ou e-CPF.
Quanto custa?
Em média, a e-CNPJ e e-CPF custam entre R$ 150 e R$ 465, dependendo do tipo e da duração da validade do certificado. A validade mínima é de um ano e não há limite para o uso. Enquanto o certificado estiver válido é possível utilizá-lo tantas vezes quantas sejam necessárias, sem custo adicional. Lembrando que para quem optar pelo uso do cartão inteligente, precisará também adquirir uma leitora de cartão para ser conectada ao computador. A maioria das empresas certificadoras oferece leitoras de cartão, mas é possível comprar o hardware em lojas especializadas.
Quais os tipos de e-CNPJ?
São dois tipos, o A3 e A1. O primeiro oferece mais segurança já que é gerado, armazenado e processado no cartão inteligente ou token, que permanece inviolável e único. Apenas o detentor da senha de acesso, criada no momento da validação, pode utilizar a chave privada. Este certificado digital possui validade de três anos. Já o tipo A1 é gerado e armazenado no computador pessoal do usuário, não sendo necessário o uso de cartões inteligentes ou tokens. Os dados podem ser protegidos por senha de acesso, criada pelo usuário. Somente com esta senha é possível acessar, mover e copiar sua chave privada.
Com a certificação digital meu contador deixa de poder apresentar documentos em nome da empresa?
Não. É possível criar uma procuração virtual que possibilita delegar funções ao contador. Dentro do site da Receita, por exemplo, é possível especificar quais serviços e informações o procurador virtual pode ou não acessar.
Uma pequena empresa precisa de um e-CNPJ?
Não. No caso de ME (microempresa) e EPP (Empresa de Pequeno Porte), é possível utilizar apenas o e-CPF para as comunicações com a Receita Federal. O detentor do CPF que é identificado como representante legal de determinado CNPJ junto à Receita, pode fazer as transações utilizando apenas o e-CPF e ter acesso a vários serviços do órgão, tais como: Ratificação dos DARFs (Documentos de Arrecadação Federal); Obtenção de cópias de DIPJs e PJs (Declarações do Imposto de Renda de Pessoas Jurídicas) de DCTFs (Declaração de Créditos e Débitos de Tributos Federais) e DACONs (Declaração de Contribuições Sociais); Obtenção de cópias de Declarações do Imposto de Renda de Pessoas Físicas e de DIRFs (Declarações do Imposto de Renda na Fonte); entre outras.
O que fazer no caso de perda ou roubo do cartão ou do token?
Deve-se entrar em contato imediatamente com a certificadora que emitiu a certificação digital e solicitar o cancelamento. Após isso, será necessário refazer todo o processo, inclusive com a validação presencial e arcar com o custo de uma nova certificação.
Acesse aqui a primeira parte dessa reportagem.
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